Il format Smart Working Day – e il suo magazine – in questi anni hanno lavorato per diffondere la cultura del lavoro agile grazie ad una formula consolidata di comunicazione e incontri in varie città italiane con esperti del settore. L’emergenza dettata dal Coronavirus ha costretto molte aziende alla necessità di far lavorare i dipendenti da casa ove possibile. A questo punto, da parte nostra, era doveroso fare un punto della situazione, soprattutto alla luce dei cambiamenti di questi giorni introdotti dal Governo sul decreto attuativo per snellire la procedura di attuazione dello smart working. 

Molti imprenditori, esperti di HR e dipendenti hanno preso parte al webinar che si è tenuto ieri con la partecipazione di speakers quali Samuel Lo Gioco, esperto di leadership emotiva e fondatore del format Smart Working Day, Sergio Alberto Codella avvocato giuslavorista, Luca Brusamolino consulente per riorganizzazione degli spazi di lavoro e Giovanni Pozza formatore di team da remoto.

In questo articolo ecco i temi più importanti che sono stati toccati nel confronto dai nostri protagonisti.

L’urgenza fa superare la procedura ma è consigliabile una traccia scritta dell’accordo.

L’Avv. Sergio Alberto Codella ha evidenziato gli aspetti del provvedimento del Governo per snellire la procedura burocratica dello smart working, come da L. 81/2017, data la situazione di emergenza. Il nostro giuslavorista ricorda che, rispetto all’accordo convenzionale, è stata prevista l’eccezione di non stipulare un contratto. Ha prevalso l’esigenza di tutela della salute dei dipendenti rispetto alle tempistiche della procedura. In merito al campo di applicazione, il regime transitorio sullo smart working vale fino al 15 marzo e solo per le sei regioni del Nord Italia maggiormente interessate per numero di contagiati da Coronavirus (Piemonte, Liguria, Lombardia, Emilia Romagna, Friuli e Veneto). Il decreto si estende anche a chi lavora in altre regioni non a rischio ma risiede nelle aree interessate dall’epidemia. (AGGIORNAMENTO: Il D.P.C.M. del 1° marzo 2020, in vigore dal 2 marzo, ha esteso all’intero territorio nazionale le modalità semplificate per l’attivazione dello smart working per la durata dello stato di emergenza epidemiologica da coronavirus, ossia per sei mesi.)

Nonostante l’urgenza, è raccomandabile almeno uno scambio di mail per conferma dell’attivazione della nuova modalità tra dipendente e DDL, con durata e compiti. Importante resta comunque la comunicazione agli uffici pubblici competenti per l’aspetto infortuni. L’INAIL va informato come nella situazione contrattuale ordinaria, anche per evitare contestazioni future in merito alla copertura assicurativa. Il modulo con l’informativa è reperibile sul sito dell’INAIL.

A Milano molte aziende hanno risposto positivamente al lavoro da remoto.

Luca Brusamolino ci ha ricordato che il decreto del 23 febbraio del Governo è arrivato a tempo zero, ma avendo il polso della situazione milanese ha percepito che le aziende si sono adattate dando una risposta positiva. Ovviamente non tutte hanno la possibilità di applicare lo smart working (chi fa produzione di beni o il settore turistico) e l’impatto economico negativo per quelle che hanno fermato la produzione andrà valutato in seguito. Tuttavia, quelle che si sono “arrangiate” hanno capito che il lavoro agile è una modalità possibile anche per loro. Dato che bisogna distinguere l’aspetto giuslavorista italiano dall’organizzazione del modello, è presumibile che questa emergenza farà riflettere in generale su modalità di lavoro più flessibili.    

Stiamo assistendo al più grande esperimento di lavoro da casa.

Giovanni Pozza, noto “nomade digitale”, ha una visione più internazionale della situazione e ha osservato che in questa emergenza sono i manager ad essere rimasti maggiormente spiazzati. Riflettendo sulla situazione italiana, sempre molto burocratizzata, siamo passati dallo smart working di un giorno a lavorare da casa per il 100% del tempo. Le misure sono momentanee, ma dovrebbero essere l’occasione per riflettere che lavorare da remoto può essere una condizione normale e non un privilegio. Questo tocca il tema della “resilienza” in azienda, è inconcepibile che nelle nostre realtà ancora capiti che l’assenza forzata di un dipendente mandi in crisi un reparto.

Oggi, sempre più freelance offrono servizi e addirittura ci sono aziende che danno in outsourcing interi dipartimenti, in base ad attività e competenze, esempio l’HR. L’emergenza sta dimostrando che le persone possono lavorare da dove preferiscono e questo potrebbe prefigurare due scenari interessanti: le aziende capiscono che lo smart working è semplice da applicare e ha dei vantaggi, inoltre i DDL decidono di continuare ad applicarlo anche in seguito.

Lo smart working da modalità di lavoro volontaria a obbligata. Ma occhio ai “tools”.

Samuel Lo Gioco in veste di moderatore ha sottolineato come la situazione ha costretto molte realtà italiane ad un esperimento non volontario di lavoro da remoto. Numerose sono le aziende che sono state costrette  dall’attualità. Alcune erano già strutturate e hanno esteso lo smart working già contrattualizzato, altre lo hanno sperimentato per la prima volta con improvvisazione, ma voglia di arrangiarsi in qualche modo. Da esperto di tecnologia ci ricorda che bisogna prestare attenzione agli strumenti per lo svolgimento dell’attività, l’accesso ai dati aziendali dall’esterno richiede software adeguati. 

Skype in versione free non è ideale, tra l’altro è una delle piattaforme più hackerate e in termini di tutela da G.D.P.R./2016 non sappiamo su quali server è ospitato. Meglio Skype Business che ha una policy più strutturata. Anche WhatsApp è sconsigliata, perché i dati non sono al sicuro. Per le video conferenze stanno riscontrando successo programmi come Zoom oppure per le chat collaborative c’è Hangout in ambiente Microsoft.

La sensazione dei nostri esperti è che in ogni caso, quando questa emergenza sarà finita, lo smart working avrà fornito a molte organizzazioni una risposta inaspettata ma utile per la futura gestione del personale.