Simona Nisticò è dal 2007 space & project manager per i grandi immobili di BNL Gruppo BNP Paribas. Dal 2014 al 2017 ha curato lo Space Planning del nuovo headquarters a Roma della Banca, denominato Orizzonte Europa, un gioiello di architettura adiacente la Stazione Tiburtina, progettato in linea con il paradigma dello smart working e secondo i più moderni principi della sostenibilità ambientale. 

In occasione dello SW Day che si è tenuto nella capitale lo scorso novembre, l’architetto Nisticò ha spiegato il processo di implementazione dello smart working in BNL, guidato dalla Direzione Immobiliare della Banca. Si è trattato di un cambiamento sostanziale che ha richiesto la creazione di un team trasversale (Direzione Immobiliare, IT & HR) che si occupasse della riprogettazione degli spazi, delle tecnologie nonché di un ripensamento dei processi aziendali e delle pratiche manageriali.

<<BNL a Roma aveva otto sedi dislocate in tutta la città. L’opportunità di introdurre lo smart working si collega alla decisione di riunire i colleghi in un’unica sede di 75.000 mq adiacente la stazione Tiburtina. Sapevamo che non sarebbe stato semplice, si trattava di una vera e propria rivoluzione, con qualche rinuncia. Lasciare la storica sede di Via Veneto, per spostarsi in una zona più decentrata sarebbe stato solo uno delle difficoltà da superare per accompagnare i colleghi al cambiamento. Come non è stato facile cambiare il paradigma dalla “mia” postazione di lavoro alla “nostra” postazione di lavoro, nella logica del “desk sharing”. Ma il cambiamento è stato colto e capito ed ora è vissuto come una normalità>>. 

La Direzione Immobiliare ha cominciato a lavorare al progetto Space Management della nuova sede nel 2014.

<<Si trattava di una sfida molto stimolante, come detto – spiega l’Arch. Nisticò – “Orizzonte Europa” era praticamente come una scatola vuota da riempire. Gli spazi di lavoro dovevano essere progettati in maniera da rispondere alla flessibilità richiesta dallo smart working. Al tempo stesso, dovevamo cogliere le esigenze e sfide che questa modalità di lavoro avrebbe posto ai colleghi>>.

Il layout degli spazi di lavoro è stato dimostrato essere fondamentale, in quanto in grado di condizionare la soddisfazione e le produttività delle persone. Nonché di favorire la creatività e la collaborazione tra colleghi.

<<In un primo momento il nostro Management di Direzione Immobiliare è andato in diversi paesi europei e negli Stati Uniti per intercettare le nuove tendenze nel mondo del lavoro. Step successivo è stato analizzare le modalità di utilizzo degli spazi aziendali interni. Ad ogni Divisione, è stato chiesto di individuare una struttura che meglio rappresentasse le specificità della propria realtà lavorativa. Una volta concordato questo passaggio, abbiamo avviato l’esperimento di “osservazione” delle modalità di lavoro. Si chiama TUS: Time Utilization Study. Per due settimane abbiamo registrato con degli osservatori esterni presenti ogni ora per otto ore al giorno, le attività svolte da ogni gruppo di colleghi. Per esempio quanto tempo trascorso da ciascuno alla scrivania, in riunione, fuori sede, etc… In questo i colleghi sono stati particolarmente partecipi e collaborativi>>.

<<In una fase successiva, agli stessi colleghi è stato inviato un questionario (WPS: Workplace Performance Survey) mirato a cogliere le differenze tra la percezione che essi avessero relativamente all’utilizzo quotidiano degli spazi e la realtà oggettiva. Il risultato è stato sorprendente per tutti. Alla sincera convinzione di trascorrere in media la quasi totalità del proprio tempo seduti in postazione, si riscontrava invece l’esito delle osservazioni oggettive che ne riportavano un utilizzo medio inferiore. Perché impegnati in riunioni, incontri con clienti, fornitori, etc.. Questo “esperimento” ci ha consentito di prendere atto delle diverse necessità organizzative>>.

La Direzione immobiliare ha quindi individuato un potenziale layout degli spazi aziendali, rispondente sia alla filosofia smart working che alle esigenze delle diverse divisioni aziendali. 

<<Nel 2015 è stato avviato un progetto pilota che ricreava in scala 1:1 il layout, colori e arredi “To Be”, della nuova sede. I 200 colleghi di Direzione Immobiliare hanno testato per un anno questi spazi (in una prima fase 1.000 mq, diventati poi 2.000) e fornito feedback per migliorare il progetto. Successivamente abbiamo avviato un altro pilota e invitato colleghi di altre divisioni a lavorare ogni qualvolta fosse possibile presso questi spazi, fornendo poi suggerimenti tramite il blog aziendale. E’ stata una fase importantissima per cogliere sul campo le esigenze e le criticità di chi lavorava in ambiti completamente diversi tra loro (Legale, Marketing, Retail e così via)” oltre che per far sentire tutti parte attiva e integrante di questo cambiamento>>.

Questo processo ha consentito di ottenere un quadro completo delle esigenze di tutte le persone che avrebbero occupato la nuova sede.

<<Il layout attuale di Orizzonte Europa include open space, sale riunioni di diverse dimensioni, phone booth per le conversazioni telefoniche oltre che spazi comuni con aree per la ristorazione e per il relax. C’è un notevole potenziamento degli “spazi di supporto” oltre che una vasta diversificazione degli stessi. Una sala riunione grande per piano e diverse meeting room più piccole che rispondano alle varie esigenze di lavoro di gruppo. Molte più aree comuni fruibili da tutti, indipendentemente dallo “status>>.

<<Lo smart working prevede la “non territorialità, desk non assegnati e fruibili da tutti. Tuttavia abbiamo ritenuto questo principio non applicabile al 100% in una organizzazione come BNL. Il posizionamento degli archivi ad esempio, doveva necessariamente essere in prossimità delle strutture se si considera che l’immobile si sviluppa su 220 metri di lunghezza. Si è pertanto deciso di individuare delle macro aree di riferimento per ogni struttura (zonizzazione), pur mantenendo il principio per cui le scrivanie non potevano essere assegnate>>.

Lo Smart working è un cambio di passo, una fiducia che aumenta tra colleghi, un utilizzo degli spazi che agevoli l’interazione tra le persone migliorandone la qualità del lavoro. 

<<È stato un processo lungo – precisa Nisticò – abbiamo ascoltato tutte le riflessioni e gli input. In questo senso, posso dire che la comunicazione e la condivisione del progetto con i colleghi hanno giocato un ruolo chiave. È naturale che ogni cambiamento produca tanti timori ma – conclude Nisticò – ora siamo nei nuovi spazi e sono parte della nostra quotidianità>>.

Intervista a cura di Tommasina Pianese, ricercatrice CNR ISMed.

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