Le riunioni sono necessarie? Dipende. Il dibattito negli anni si è arricchito di idee per rendere i momenti di confronto più produttivi. Anche prima della pandemia circolavano delle tecniche per questo, quali fissare l’ora di fine della riunione (oltre a quella d’inizio s’intende!), farle in piedi, anticipare i contenuti ai partecipanti, fino a ridurre le tempistiche dell’incontro a dieci minuti. Ma adesso si scopre che la tecnologia e lo smart working non hanno aiutato a ottimizzare i meeting, anzi.

Almeno questo è quello che si desume dai dati rivelati da Microsoft. Un recente rapporto infatti svela che l’utente medio del software Teams ha registrato un aumento del 252% del tempo di riunione settimanale da febbraio 2020. Questo perché gli appuntamenti sulla piattaforma sono aumentati del 153%. I dati sono aggregati a livello globale, quindi si possono prendere per buoni come tendenza generale. 

Adesso qualcuno corre ai ripari perché “il tempo è denaro” d’altra parte. La nota società canadese Shopify – che sviluppa e commercializza l’omonima piattaforma di e-commerce dedicata alle imprese – dice stop a tempo indeterminato a tutte le riunioni che coinvolgono più di due persone.

Un esempio che pare seguito da altre realtà negli USA, anch’esse nel settore informatico, come Dropbox, Twilio o Zapier. E pure a Meta, la società di Mark Zuckerberg ha fissato dei giorni senza riunioni.

Lo chiamano meeting reset, l’azzeramento di tutte le riunioni programmate.

Tornando al quesito iniziale, sull’utilità delle riunioni, una ricerca pubblicata sul Journal of Business Research è giunta alla conclusione che un terzo delle riunioni potrebbero essere evitate. Non solo, nelle aziende dove sono state drasticamente ridotte la produttività è aumentata in maniera proporzionale. E non finisce qui: anche lo stress dei dipendenti sarebbe diminuito. Non ho partecipato all’indagine ma dalla mia esperienza passata, quando ero dipendente in un’azienda, posso solo confermare.

Nel mio caso, in particolare ricordo che la riunione settimanale durava almeno un paio d’ore ed era un vero supplizio. La più grande perdita di tempo che abbia sperimentato! Una mattina la mia sveglia non suonò e non mi presentai al lavoro, saltando proprio l’infausta riunione. Eppure nessuno si accorse della mia assenza, né io mi persi dettagli importanti. 

Tornando a noi, anche oggi la questione non è tanto la mezz’ora d’incontro su Teams – che non cambia la vita a nessuno – quanto il fatto che dopo l’ennesimo meeting la soglia di attenzione è così bassa da far sembrare anche quel tempo gettato al vento. Lo abbiamo sperimentato tutti almeno una volta durante la fase più critica della pandemia (poi la noia fa brutti scherzi, qualcuno è stato pure sgamato a guardare ben poco professionali video su internet durante i briefing online…). 

Pure in Italia, con il boom del lavoro da remoto, adesso si cerca di proporre nuove soluzioni. Come a Engineering o a Satispay, dove – come si legge sull’articolo di Repubblica dello scorso 5 gennaio a firma Flavio Bini “Basta riunioni inutili: all’estero si fa strada il modello zero meeting” – si punta a contenere gli incontri nei tempi dei 30 minuti, non si fissano meeting all’ora di pranzo e la lista degli invitati è strettamente limitata alla partecipazione dei diretti interessati, senza presenze superflue. Io che mi sono sempre sentito un “superfluo”, oggi che mi capita di indire riunioni di redazione, ho capito che il tempo è prezioso: per lavorare.