Quali esigenze delle persone si possono immaginare saranno sempre più importanti nelle organizzazioni moderne?

Caffeina è una Digital Native Agency fondata nel 2012 da Tiziano Tassi, Partner e CEO, Antonio Marella, Partner e COO, e Henry Sichel, General Manager, che nel 2022 ha ricevuto per la prima volta la certificazione di Great Place to Work. Si tratta di una classifica delle realtà che si sono distinte come ambienti di lavoro di eccellenza in seguito ai risultati ottenuti dalle analisi del clima aziendale e alle opinioni dei dipendenti stessi. Abbiamo intervistato Beata KornasiewiczPeople and Culture Director di Caffeina che ci ha parlato del loro progetto Work From X. 

Si tratta di garantire a ogni Creator la possibilità di lavorare dall’ufficio (Work From Office), per incontrare i colleghi e partecipare a momenti di formazione, da ovunque purché sia sufficientemente vicino a una delle sedi da consentire di raggiungerle entro circa un’ora e mezza (Work From Close By), oppure Work From Anywhere, l’opzione che consente di lavorare da qualsiasi luogo, anche a grande distanza, fino a 15 giorni consecutivi. Infine, per alcune specifiche posizioni, è anche possibile lavorare al 100% da remoto (Work From Remote), pur essendo sempre benvenuti in ufficio. 

Nel momento che stiamo vivendo pare ci sia una cesura tra aziende che hanno consolidato lo smart working e altre che hanno richiamato in sede i dipendenti, come se non ci fosse mai stato il lockdown a dimostrare che è possibile il lavoro da remoto. Dal nostro Ministro Brunetta a Elon Musk sono molti quelli che hanno voluto che i dipendenti tornassero in ufficio. Cosa ne pensa?

Abbiamo l’opportunità di trovare un nuovo modello, ma questo modello è ancora da scoprire e da esplorare. Per molte aziende è la prima volta che i modelli classici vengono messi in discussione, c’è ancora molta sperimentazione e tanti tentativi di adeguarsi. A volte, si nota la tentazione di applicare soluzioni che sono ormai percepite sul mercato come controverse. Bisogna invece avere il coraggio di trovare soluzioni che funzionino per quell’azienda specifica, per la sua community, per la sua vision.

Tornando sul tema dello smart working penso che dobbiamo uscire dal modo di pensare in categorie lavoro da remoto/da casa e lavoro in ufficio: parliamo piuttosto di un nuovo modo di lavorare, un modo che integra lo smart working ma non si riduce solo a quello. In Caffeina, ad esempio, abbiamo ideato ed adottato un modello, Work From X, basato sul concetto della community. Caffeina con tutti i suoi Creator è un’azienda ma anche una community e voleva una filosofia che la rendesse ancora più viva, dinamica ed efficace. Il concetto della community è un modo di concepire il lavoro, la crescita e le sfide. 

La vostra realtà è creativa per necessità, crede che la difficoltà nell’estensione del lavoro agile in Italia ormai sia dovuta alla mancanza d’immaginazione? O c’è un modello tradizionale di subordinazione che proprio non vuole scomparire?

Credo che si tratti proprio della difficoltà di disegnare qualcosa che viene percepito ancora come sconosciuto e quindi complicato da immaginare. Per esempio, Work From X creato da Caffeina è il risultato di una lunga ricerca. Perché noi siamo sempre stati così: aperti al cambiamento, curiosi, esploratori dei territori sconosciuti ma anche metodici e organizzati. Abbiamo dedicato mesi a studio, simulazioni, e test proprio perché non volevamo improvvisare.

Con Work From X abbiamo scelto consapevolmente di non far diventare l’ufficio un problema, un fardello mentale e, per lo stesso motivo, non abbiamo stabilito delle regole, dei paletti fissi, perché sarebbero in antitesi con la nostra visione di libertà responsabile. In ogni caso è stato il risultato di un lungo lavoro, non di certo una decisione disruptive presa sull’onda delle mode del mercato.

Nelle vostre 3 sedi italiane come avete concepito lo spazio e le postazioni alla luce dello smart working?

Andando un po’ contro corrente, di recente abbiamo fatto degli importanti investimenti nei nostri uffici, soprattutto a Parma e Milano. A Milano ci siamo infatti trasferiti in una nuova sede, spaziosa e sostenibile. In Caffeina diamo molta importanza agli spazi. I nostri uffici sono ampi, luminosi, con delle isole green, hot desk attrezzati. Le nostre sale riunioni permettono di incontrarsi in presenza e di fare videocall. Ogni sede ha inoltre degli spazi relax dove socializzare davanti a un caffè o una birra: le abbiamo chiamate, non a caso, Canteen.

In merito ai vostri progetti che consentono ai dipendenti di lavorare da qualunque luogo desiderino e workation, sono al momento per i Creator, figure abitualmente operative in digitale. È possibile estendere questi progetti a figure apicali, esempio l’HR o responsabile amministrativa?  

Certamente, in Caffeina è già così. Tutti i nostri Creator e i manager adottano il modello di Work From X, questo include anche i Team Corporate e People and Culture. Ognuno ha le stesse opportunità e può accedere agli stessi strumenti. Per Caffeina è il modo normale di lavorare. Ricordiamoci però che Work From X non vuol dire full remote, ma anche vedersi, eccome, quando è necessario e utile al Creator, al suo team o al cliente. Questa soluzione si basa sul buon senso e funziona molto bene.

Domanda difficile, ma di grande dibattito nel nostro magazine: come possiamo immaginarci lo smart working del futuro? Secondo lei qual è la frontiera futura del lavoro agile?

Oggi abbiamo tutti una grande opportunità: la scelta e la libertà sono davvero ampie. Naturalmente servono studio, sperimentazione e creatività per scegliere quel modello specifico che funzionerà bene in un’azienda e poi flessibilità ed entusiasmo per sperimentare. È difficile immaginare un modello unico, rigido, comune a tutti e che non può essere modificato. Ad esempio, lavorando su Work From X abbiamo preso in considerazione tre esigenze e posso immaginare che questi punti di vista saranno sempre più importanti per molte altre organizzazioni. Quali sono? Prima di tutto alimentare la community fisica, fatta di socialità, di attività di gruppo; poi, proteggere la concentrazione, l’equilibrio e la qualità di vita del lavoro da casa e infine liberare la flessibilità e la creatività che non sono legate a nessun luogo. 

Già oggi, ma in futuro lo sarà ancora di più, c’è molta attenzione a trovare quei modelli e quegli strumenti di lavoro da adottare che ci permetteranno di soddisfare queste esigenze e sicuramente questi strumenti non sono riducibili alla mera scelta tra la casa e l’ufficio. Credo quindi che in futuro coesisteranno diversi modelli di lavoro evoluto e ci sarà chi sarà più orientato verso soluzioni classiche, chi manterrà il lavoro ibrido basato su ruoli e regole precise, e chi andrà verso una maggiore flessibilità, un focus sui task e sugli obiettivi e lasciando alle persone l’autonomia di organizzarsi il proprio lavoro. Ci saranno anche le aziende che adotteranno la flessibilità massima, ridisegnando i principi secondo virtual first e puntando sui risultati e sulle relazioni di fiducia.