Con l’avvento del remote working, i manager che devono gestire il personale si sono ritrovati a cercare soluzioni nuove a dinamiche consolidate. In questo tentativo di ricreare l’ufficio ma in forma virtuale, vengono adottati dei software gestionali che consentono lo svolgimento funzionale delle attività ma che possono creare ansia quando non utilizzati efficacemente.
È innegabile che questi tool stiano rendendo possibile un nuovo modello organizzativo del lavoro, in cui le distanze fisiche non influiscono o quasi sulla produttività e sul coinvolgimento delle risorse nelle dinamiche aziendali. Inoltre, in questo periodo di transizione digitale, è naturale adottare un modello ibrido in cui vecchi sistemi si intersecano con il nuovo. Urge però un change management imminente se vogliamo evitare spiacevoli effetti collaterali.
Gestione della comunicazione?
Nessuno nega l’utilità di alcuni strumenti come Slack o simili, che permettono di comunicare in tempo reale con i colleghi, ovunque essi si trovino. Stessa cosa la si ottiene con WhatsApp, o con altri tool di messaggistica istantanea. Questo però rischia di creare stress e malintesi.
Per esempio, chi di noi non si è mai ritrovato a mandare messaggi a colleghi tramite canali privati per eludere il controllo dei manager? Oppure aspettare per minuti una chiamata su Zoom quando invece il meeting si svolge su Google Meet? Potrebbe succedere di aver bisogno di informazioni dettagliate che dovrebbero essere condivise per email e invece riceviamo un papiro oblungo su WhatsApp.
Gestione dei compiti
Generalmente i task e le deadline vengono coordinati da software gestionali di project management come Trello, Asana, Atlassian e simili. Alcune aziende però, specialmente per gestire il flusso di clienti e le vendite, si affidano a software tipo Salesforce o simili, che richiedono un po’ più di abilità nel gestirli.
I problemi sorgono nel momento in cui software gestionali vengono utilizzati da personale non qualificato, o che mal digerisce i nuovi sistemi informatici. Manager nati e cresciuti in un mondo in cui tutto veniva organizzato in presenza, fanno più fatica a trasporre le loro abilità gestionali sul computer. Questo non necessariamente per incompetenza, ma per mancanza di formazione digitale.
Una verità sommersa
Alcuni analisti del mercato del lavoro, vedono in tutti questi strumenti gestionali e, soprattutto, nel loro abuso, un disperato tentativo di rimanere aggrappati a dei modelli di lavoro incompatibili con lo smart working, inteso come nuovo modo di lavorare che si allontana dalle convenzioni di spazio e tempo.
La Soluzione?
In poche parole, i tool gestionali non creano confusione di per sé, anzi, aiutano a rimanere connessi e coesi con il team. Il problema sorge quando questi tool vengono utilizzati per il micromanaging e come surrogati di vecchi metodi di controllo sul personale, che poco hanno di smart e molto odorano di stantio.
In un prossimo futuro sarà necessario abbracciare in pieno il nuovo modello di lavoro che prevede l’abbattimento dello spazio e del tempo, in cui sarà indispensabile formare i manager per metterli nelle condizioni di sfruttare le piene potenzialità di certi strumenti. Per far sì che tutto questo funzioni, bisogna accettare l’evoluzione dei modelli di lavoro che dovranno essere incentrati sul raggiungimento di obiettivi prefissati, lasciando alle risorse la scelta di come, dove e quando completare i task purché si rispettino le deadline.
