L’emergenza da Covid-19 ha esasperato il lavoro da remoto. Evidenziando la necessità di un ripensamento globale della gestione dei propri collaboratori anche attraverso nuovi workflow digitali.
I prossimi mesi – caratterizzati da distanziamento sociale, presenze alternate in ufficio e presidio ancora incerto dei processi di lavoro – saranno fondamentali per costruire l’organizzazione futura.
Lo Smart Working non è mai stato pensato come modello da applicare al 100% delle risorse e al 100% del loro orario. L’emergenza sanitaria da Coronavirus ha però mescolato le carte, accelerando alcune dinamiche di per sé positive, ma causando anche un sostanziale snaturamento del cosiddetto lavoro agile.
Il ricorso forzato al Remote Working per garantire il distanziamento sociale - e la necessità economica di accedere alla cassa integrazione per contenere almeno in parte l’impatto della crisi - hanno notevolmente complicato l’organizzazione aziendale. La conseguenza è una perdita diffusa dei tradizionali punti di riferimento senza che ne siano stati ancora individuati di nuovi.
Abbiamo sentito il parere di Tommaso Pierozzi, ceo di Lucy in the Sky – il "garage innovator" di Process Factory impegnato a strutturare un sistema concretamente utile di supporto alle imprese in tema – dato che nulla, difficilmente, sarà più come prima.
<<I responsabili aziendali devono prendere atto della situazione rivedendo completamente la gestione del team. Una delle criticità più evidenti attiene alla relazione con i propri collaboratori. La necessità di stabilire e mantenere occasioni di confronto per dare indirizzi operativi, garantire il necessario allineamento sui progetti in corso, ma anche prevenire quel senso di smarrimento e abbandono che la rarefazione dei contatti può produrre nelle persone>>.
Il distanziamento sociale non favorisce, evidentemente, la collaborazione fatta di scambi frequenti e regolari momenti di verifica. Diventa così fondamentale puntare sulla comunicazione come fattore critico di successo.
Da escludere che le modalità e gli strumenti con i quali ci siamo abituati a comunicare siano applicabili a questa stagione straordinaria.
<<Affidarsi solo alla mail aziendale o a chat istantanee – spiega – rischia di farci mancare il bersaglio. Il primo passo è distinguere fra comunicazioni generiche e comunicazioni a supporto di un determinato workflow aziendale. Nel secondo caso, infatti, si rivela fondamentale l’uso di software e strumenti collaborativi digitali di cui le aziende sarebbe stato meglio si fossero già dotate.
Difficile, se non impossibile, gestire altrimenti la complessità di una trattativa commerciale, di un help desk, di un progetto da sviluppare o mettere a regime… <<Il rischio concreto è di smarrire la strada nella selva di comunicazioni generate dalla modalità di lavoro in remoto, con quel che ne consegue in termini di inefficienza e disservizi al cliente>>.
Gestire le risorse in smart working.
Nei prossimi mesi, il Remote Working sarà ancora la regola. Si osserva infatti una diffusa resistenza a far rientrare in sede le proprie risorse.
<<Non è dato sapere quanto tale resistenza sia figlia diretta o indiretta dei vincoli sociali ancora in atto, di qualche non meglio definita forma di pigrizia o della scelta consapevole del Remote Working come modalità prevalente di organizzazione del lavoro>> spiega Pierozzi. <<Specie nel settore pubblico, però, è palese che il rientro ritardato e/o a singhiozzo delle risorse sul luogo fisico di lavoro sia un freno importante al pieno ritorno alla normalità.>>
Come garantire, in queste condizioni, i necessari processi di allineamento e coordinamento tra collaboratori e figure direttive? Cosa devono fare i team manager per prevenire disorientamento e improduttività?
<<Con la nostra start up Lucy in the Sky abbiamo individuato alcune linee-guida che potremmo riassumere in tre punti:
- Raccogliere con tempestività e continuità le informazioni utili a rappresentare l’effettiva organizzazione del personale in Remote Working.
- Individuare per ciascun collaboratore le leve motivazionali, posto che potrebbero essere ben diverse da quelle rilevate in epoca pre-emergenziale.
- Rafforzare la dimensione direttiva della propria funzione: esseri chiari sulle priorità, sui tempi e sui modi da adottare nello svolgimento dei compiti rassicura le risorse, limitando l’autogestione a quell’“utile e necessario” implicito nel concetto stesso di Smart Working.>>
Per concludere: trasformare il Remote Working in autentico Smart Working si può e si deve e non c’è altra strada che la digitalizzazione dei processi. “Di diverso rispetto a quanto già sapevamo – sottolinea Pierozzi – c’è lo scenario, infinitamente più complesso e imprevedibile di quanto chiunque avrebbe mai potuto immaginare.
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