Sembra che tutto sia iniziato nel 1971, quando il programmatore statunitense Ray Tomlinson inviò la prima e-mail di prova a se stesso, utilizzando un programma che aveva sviluppato. E ignorandone probabilmente i futuri risvolti. Da questa data in avanti, l’uso di tale strumento ha percorso una strada in ascesa. C’è chi ha sviluppato una dipendenza da controllo della casella di posta elettronica e chi si è trasformato, al contrario, in un accumulatore seriale di notifiche ignorate di e-mail non lette. Qualunque sia la categoria a cui si appartenga, poco importa: di fatto questo strumento ha invaso non solo il campo lavorativo, ma anche sociale e, troppo spesso, privato.
E-mail, ma non solo
Oggi è facile passare rapidamente dall’uso all’abuso della casella di posta elettronica, cadendo nell’iperconnettività. Infatti, la possibilità (o il dovere) di restare connessi con il proprio lavoro tramite l’uso di strumenti di condivisione sfocia spesso in un’eterna reperibilità.
Ma, a parte l’uso dell’e-mail nella vita lavorativa di tutti i giorni, notiamo un avvicinamento al podio di altre soluzioni che, seppur utilizzate al momento in misura minore, sembra stiano spopolando.
In un sondaggio lanciato sul nostro account LinkedIn e su quello del nostro partner Millionaire, infatti, abbiamo chiesto ai follower dove si svolgevano le loro conversazioni lavorative: tramite posta elettronica? O nella chat di gruppo condivisa in Whatsapp? O all'interno di tool di condivisione come Asana, Trello, Slack oppure altro? I risultati hanno mostrato una netta vittoria della storica casella e-mail. Sul totale dei votanti (2.812 lettori), infatti, più della metà (il 60%) ha affermato di utilizzarla. Alcune minoranze si affidano invece a messaggistica di altro tipo, tool di condivisione o altro (rispettivamente il 28%, 10% e il 2%).
Non solo strumento dei boomer. 5 tips per usare bene l’e-mail
L’e-mail dunque non si vede ancora scavalcata. E presenta una vastità di forme e contenuti, adatti per ogni occasione: dalla più alla meno ufficiale, dal mondo lavorativo a quello privato.
Proponiamo quindi 5 consigli che si possono racchiudere nel termine netiquette, sinonimo di bon ton digitale:
Attenzione all’orario. Inviare un'e-mail di lavoro richiede una data cura nella scelta del momento dell’invio, quindi in generale è meglio prediligere l’orario di ufficio (ricordiamo che alcuni provider consentono di programmare l’invio del messaggio).
Evitiamo l’abuso delle e-mail. Oggi ci si affida a questo strumento nel lavoro quasi per qualsiasi comunicazione, rendendolo spesso invasivo e ridondante, soprattutto per scopi commerciali. Ricordiamo che per alcuni tipi di comunicazione esistono ancora sistemi alternativi quali le chiamate (per esempio per discutere di questioni complesse), il confronto di persona o un semplice messaggio su WhatsApp (per comunicazioni brevi o risposte secche).
Non dimenticare il contesto. A qualsiasi grado di formalità e contesto vanno sempre rapportati la forma e il tono di scrittura. Sotto ogni sua possibile sfaccettatura, l’e-mail deve sempre essere recepita come un messaggio cordiale al fine di stimolare la miglior risposta auspicata.
Estrema attenzione al destinatario. È essenziale riflettere attentamente non solo a chi inoltrare il messaggio, ma anche alle persone circostanziali: coinvolgere altri partecipanti superflui o inserire, ad esempio, un ampio numero di CC non necessario, equivale a uno spreco di tempo ed energie sia per il mittente sia per il ricevente.
Gli allegati. Decidere di inoltrare un qualsivoglia prodotto multimediale o documento richiede, anche in questo caso, di procedere con cura. Ciò che viene allegato deve infatti rispettare misure adeguate in termini di mega-byte, numero e qualità affinché venga ricevuto esattamente come vorremmo. Ci sono una lunga serie di piattaforme all'interno delle quali qualsiasi contenuto può rapidamente essere messo in condivisione con più persone, esempio WeTransfer, garantendo in tal modo una migliore organizzazione, ricezione e al contempo un risparmio di tempo per i lavoratori ed energia per i server. Ricordiamoci di usarle!
Se quindi a tavola il bon ton sembra stia passando di moda, nel mondo della posta elettronica e del lavoro da remoto oggi è utile più che mai.
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