Nonostante le sfide imposte dalla pandemia di COVID-19, il settore dei viaggi d'affari sta mostrando segni di ripresa. L'Italia si conferma infatti una delle principali destinazioni mondiali, occupando il terzo posto a livello globale e il secondo in Europa secondo le classifiche dell'International Congress and Convention Association (ICCA). Lo conferma Rosemarie Caglia, CEO di Travel for business (la prima community dei corporate travel mobility manager), che ci rivela tendenze e prospettive per il futuro del settore. “Anche se la pandemia ha bloccato interi comparti, è importante sottolineare che ci sono stati ambiti in cui i viaggi d'affari non si sono fermati, ma anzi sono aumentati o sono rimasti essenziali per sostenere le attività produttive, come l'industria farmaceutica, alimentare e tecnologica, seppur con difficoltà notevoli per gli spostamenti”, ricorda Caglia.
Anche i travel manager in Europa e negli Stati Uniti prevedono trend in aumento fino al 2024 per il recupero delle spese di viaggio aziendale rispetto ai livelli pre-pandemici. Ma chi sono i travel manager? In passato, il focus principale di questa figura era la gestione delle prenotazioni e dei costi dei viaggi aziendali, ma oggi il suo ruolo si sta ampliando e abbraccia una serie di responsabilità aggiuntive. “Uno dei cambiamenti chiave è legato all'aumento delle aspettative dei lavoratori in termini di esperienza di viaggio. I clienti richiedono sempre più servizi personalizzati, flessibilità nelle prenotazioni e trasferte agevoli”, chiarisce Caglia. Di conseguenza, i travel manager devono adattarsi a queste esigenze, cercando soluzioni innovative e collaborando con fornitori che offrano servizi sicuri e di alta qualità.
Cambiamento delle abitudini di viaggio.
Uno studio svolto da AirPlus International ha messo in evidenza un cambiamento significativo anche nelle abitudini delle viaggiatrici e dei viaggiatori d'affari italiani ed europei. Le trasferte nel 2023 tendono a essere più lunghe, a coprire distanze maggiori e a includere il fine settimana. Questi orientamenti riflettono l'adattamento delle aziende alle nuove dinamiche post-pandemiche, cercando di ottimizzare gli spostamenti in termini di sostenibilità, efficienza e benessere dei collaboratori. “I travel manager sono sempre più impegnati a considerare l'impatto ambientale dei trasferimenti e a lavorare per ridurre le emissioni di carbonio, promuovendo pratiche di viaggio alternative e cercando fornitori che aderiscono a standard di sostenibilità”, spiega la CEO di Travel for business.
Secondo i risultati di una recente ricerca condotta in Italia dalla community guidata da Caglia insieme con il gruppo alberghiero Accor, il 72% dei travel manager ha confermato che le politiche aziendali stanno progressivamente orientandosi verso fornitori e servizi di viaggio che rispettano principi ambientali sostenibili. “Questo rappresenta un passo avanti significativo verso una gestione del business travel più attento e consapevole”, ha aggiunto.
Un’altra tendenza evidenziata nello studio è l'aumento delle trasferte che iniziano proprio durante il fine settimana, indicando una crescente pratica del "bleisure", cioè la combinazione di un viaggio di lavoro con un periodo di svago personale. Questo fenomeno rispecchia l'aspirazione a sfruttare al massimo il tempo a disposizione, cercando di bilanciare gli impegni professionali con momenti di relax e scoperta personale. Il ruolo del travel manager sta quindi diventando sempre più strategico all'interno delle organizzazioni.
Non si limita alla gestione operativa delle trasferte, ma partecipa attivamente alla loro pianificazione strategica, collaborando con altri dipartimenti per sviluppare politiche e procedure ad hoc, negoziare contratti con fornitori e valutare l'impatto dei viaggi d'affari sull'organizzazione nel suo complesso. Travel for business, per esempio, ha sviluppato una metodologia economica finanziaria chiamata TROI® (Travel Return on Investment) per valutare l'efficacia e il valore dei viaggi d'affari. Il modello permette di valutare i vantaggi tangibili e intangibili di ogni viaggio: se il travel manager capisce dove sono gli elementi più redditizi degli spostamenti, questo consente alle aziende di destinare le risorse disponibili a quei viaggi con le modalità di esecuzione che portano beneficio.
L’intelligenza artificiale come alleata.
“Anche l'evoluzione delle tecnologie digitali sta cambiando il modo in cui i viaggi vengono prenotati, gestiti e monitorati: di conseguenza una buona conoscenza delle tecnologiche permetterà a chi si occupa di travel management di ottimizzare l'esperienza e garantire un controllo efficace dei costi”, chiarisce Caglia. Per l’imprenditrice l'intelligenza artificiale (AI) rappresenta una delle sfide più significative e, allo stesso tempo, una grande opportunità per tutto il settore.
L'AI può svolgere un ruolo fondamentale nella semplificazione e nell'automazione di diverse attività, per esempio nell’analizzare grandi quantità di dati, nell’elaborare informazioni sui costi e sulle preferenze dei viaggiatori, e suggerire soluzioni personalizzate per ottimizzare i programmi di viaggio. Può anche essere utilizzata per fornire raccomandazioni intelligenti, assistenza durante la trasferta e supporto immediato in caso di imprevisti. “Gli scenari dell’AI nel settore sono molteplici, e l’esplorazione è continua. Sicuramente vedremo nei prossimi anni applicazioni sempre più incisive unite alla blockchain”.
C’è poi la questione sicurezza. “Questa è una priorità per i travel manager di oggi e di domani. Con l'aumento delle minacce globali, chi viaggia deve affrontare rischi che vanno dalla sicurezza personale, alle emergenze sanitarie fino alle questioni geopolitiche”, ricorda Caglia. L'implementazione dello standard ISO 31030, per l’esperta, può offrire un quadro strutturato e metodologie chiare per gestire questi rischi. L'ISO 31030 è infatti una norma internazionale varata nel 2021 che fornisce linee guida per l'identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi di sicurezza legati ai viaggi d'affari.
Inoltre, attraverso l'analisi dei dati e l'apprendimento automatico, l'AI potrà identificare potenziali rischi per la sicurezza personale in un determinato luogo e fornire avvisi tempestivi a tutta l’organizzazione. Secondo Caglia, il travel manager del futuro dovrà adattarsi alle nuove tecnologie per migliorare l'efficienza, la produttività e l'esperienza del viaggiatore. Sarà quindi essenziale sviluppare competenze tecniche e mantenere insieme una visione strategica e di maggiore controllo.
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