Le pressioni e le responsabilità nella gestione delle risorse umane sono già abbastanza difficili per un dipartimento formato da più persone, ma quando ce n’è solo una che ricopre questo ruolo diventa una questione di pura sopravvivenza. D’altra parte, per molte piccole e medie imprese (che in Italia rappresentano più del 90% del tessuto imprenditoriale) una risorsa che si occupa di HR management è spesso tutto ciò che possono (e vogliono) permettersi. Gestire il carico di lavoro, garantire la conformità legale ed evitare lo stress estremo può essere fatto, ma con le giuste tecniche. Come si può ottenere questo risultato? Innanzitutto, facendo un profondo respiro, come consiglia Pamela Shull, consulente che da 38 anni si occupa di risorse umane e payroll, intervistata dal magazine statunitense HR Morning.
Che lavoriate in un'azienda con 10 dipendenti o in una con 100, ci sono azioni che potete mettere in pratica per assicurarvi di portare a termine il vostro lavoro e di non essere sopraffatti. Per esempio:
Capire il proprio ruolo.
Ogni impresa è strutturata in modo diverso, quindi anche se avete svolto mansioni relative alle risorse umane in un'organizzazione, il passaggio a un'altra azienda può presentare una serie di responsabilità completamente nuove. È quindi importante capire il proprio ruolo. Assicuratevi di sapere esattamente che cosa ci si aspetta da voi come reparto HR. Potreste dover reclutare i candidati e leggere i curriculum, ma forse sarà il responsabile della posizione a fare i colloqui. Conoscere il vostro ruolo può aiutarvi a concentrarvi solo sui compiti di vostra competenza.
Preparare un piano.
Avere un piano di ciò che si deve realizzare ogni giorno, mese, anno e oltre è fondamentale per avere successo come dipartimento HR composto da una sola persona. È una buona idea programmare quando i compiti importanti devono essere completati e tenere traccia delle date per assicurarsi di essere sempre in regola. Aggiungete dei promemoria alle vostre notifiche per non perdere nessuna scadenza vitale. In un dipartimento HR, le cose possono accadere senza preavviso. Lasciate dei blocchi liberi nella vostra agenda per gestire gli imprevisti.
Utilizzare le risorse digitali.
Fortunatamente, grazie alla tecnologia e all'abbondanza di risorse online disponibili, il lavoro di un dipartimento delle risorse umane composto da una sola persona è molto più semplice. La ricerca di informazioni legali attraverso fonti autorevoli può aiutarvi a mantenere la vostra azienda in conformità con le norme sull'occupazione. Inoltre, non esitate a utilizzare tutte le risorse a vostra disposizione, tra cui:
- I social media;
- Strumenti di monitoraggio delle prestazioni;
- Blog e siti web di settore;
- Fascicoli del personale;
- Valutazioni del personale.
Tutti questi strumenti possono aiutarvi a svolgere meglio il vostro lavoro. Con i social media, potete pubblicizzare le offerte di lavoro. Gli strumenti di monitoraggio delle prestazioni consentono di capire come i collaboratori gestiscono il loro carico di lavoro. L'utilizzo di un software di tracciamento dei candidati può accelerare il processo di assunzione, mentre la lettura di blog e siti web fornisce consigli da parte di altri professionisti del settore.
Relazionarsi con il proprio team.
Sebbene i compiti amministrativi siano importanti per un ruolo nelle risorse umane, anche i rapporti con il team di persone che contano su di voi sono un aspetto fondamentale del lavoro. Potete farlo uscendo dall'ufficio e interagendo con gli altri membri dell'azienda. Provate a visitare un reparto diverso ogni settimana, o a organizzare un pranzo a cui possa partecipare chiunque. Capire il ruolo di ogni persona può aiutarvi a relazionarvi meglio con il team e rendervi più efficienti nel risolvere i problemi.
Imparare a lasciare andare.
Per i professionisti delle risorse umane, e non solo, sapere quando dire di no o lasciare andare i compiti che non si possono portare a termine o svolgere è necessario per mantenere bassi i livelli di stress ed evitare di essere sopraffatti. Rendersi conto che il carico di lavoro continuerà a scorrere, indipendentemente da quanto si cerca di fare, e sapere che si potrebbe non essere in grado di fare tutto quello che c'è sul piatto è pura sopravvivenza. L'importante è memorizzare che è giusto lasciar perdere quando è necessario concentrarsi sulle scadenze.
Il dipartimento HR, quindi, ha molti compiti da svolgere ogni giorno, e sapere come avere successo come settore unipersonale vi permette di svolgere meglio questo ruolo. Siete infatti responsabili di esigenze immediate come l'onboarding e l'amministrazione delle buste paga, ma anche di necessità a lungo termine come la strategia di reclutamento, le politiche di valutazione delle prestazioni e le strutture retributive. Se vi sentite sopraffatti, potreste anche chiedere consiglio ad altri “veterani” delle risorse umane, esternalizzate o automatizzate il più possibile il lavoro, prendete in considerazione la possibilità di ricorrere a fornitori terzi e coinvolgete altri membri dell’azienda per sostenere i vostri sforzi.
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