Le piattaforme Unified Communication & Collaboration sono una nuova frontiera della produttività. E àncora di salvezza per le aziende che disponevano di questi sistemi durante il lockdown.
Franco Tocci è CEO di Ambrogio S.r.l., una realtà toscana di Poggibonsi che si contraddistingue per essere compagnia telefonica e fornitore di servizi in cloud. Con il loro software YouNeed i clienti hanno linea, connettività senza spese per le telecomunicazioni e - attraverso un’interfaccia web – la gestione in cloud di tutte le comunicazioni del team di lavoro. Questo servizio sostituisce il centralino, il router e il firewall in unica piattaforma web fornendo, tra le varie funzioni, anche l’invio di telegrammi e raccomandate grazie a una convenzione con Poste Italiane.
I sistemi Unified Communication & Collaboration (UCC) stanno trovando in Italia un mercato in espansione e sono soluzioni da seguire con interesse, perché questa tecnologia si sta rivelando un’ottima alleata per l’implementazione dello smart working.
Vorrei partire chiedendole quello che Ambrogio S.r.l. offre ai suoi clienti. Mi pare di capire che la vostra azienda, semplificando, fornisce un servizio integrato di operatore telefonico e centralino elettronico?
Esatto, si tratta di un modello che ha già un grande mercato all’estero - soprattutto negli USA - dove le piattaforme UCC sono abbinate al servizio di chiamate, videochiamate e chat. Noi eravamo già compagnia telefonica e avevamo deciso di sviluppare la nostra piattaforma di UCC, il software di centralino in cloud YouNeed, quindi il passaggio all’integrazione dei servizi è stato breve.
Non abbiamo inventato niente ma pensato che software diversi, già presenti nelle aziende, potessero coesistere in un unico strumento che fornisse anche la rubrica, la chat, l’agenda, l’archivio clienti, la posta, la timbratura dei cartellini o l’assistenza tecnica tutto accessibile da un’unica interfaccia web… Compreso la possibilità di generare un ticket - un sistema particolarmente diffuso nelle grandi imprese- ovvero il tracciamento e la mappatura dei compiti assegnati ai dipendenti senza perdersi in una giungla di mail. Continuiamo a sviluppare questa piattaforma, che attualmente la forniamo in abbonamento, con l’obiettivo di arrivare a rendere YouNeed un vero e proprio gestionale CRM.
Immagino che durante il lockdown un sistema di questo tipo abbia avuto un’efficacia notevole nella gestione del team di lavoro?
Sì, perché YouNeed (a questo link video tutorial) ha dei punti di forza che in questa situazione eccezionale hanno fatto la differenza. In primis la facilità di utilizzo della piattaforma, non banale perché ci deve operare sia il “nativo digitale”, che la persona con meno dimestichezza nell’uso delle tecnologie. Poi penso al trasferimento di chiamata in un’azienda dove non c’è nessuno per via della quarantena… Avere un centralino in cloud significa poterlo gestire ovunque ci sia una connessione a internet, da PC o App. Utile per gli studi professionali, che comunque hanno continuato a operare, ma anche chi fa produzione ha potuto rispondere e comunicare con i clienti esteri. Non dimentichiamoci che l’Italia vive di export ed è stato il primo paese occidentale ad andare in lockdown, così abbiamo chiuso tutto con due settimane di anticipo mentre all’estero continuavano a lavorare senza capire cosa stesse succedendo qui!
Ritiene che il cloud sia la più importante innovazione digitale dall’avvento di internet?
Penso proprio di sì. Per anni, prima dell’avvento di internet, anche nella comunicazione tutti gli strumenti erano “hardware”, poi è iniziata la dematerializzazione. Anche in azienda il server “fisico” non è più utile da avere, qualunque sistemista preferisce prendere un servizio in cloud che è più sicuro e gestibile da remoto. Allo stesso modo non ha più senso il centralino classico, benché il passaggio a uno elettronico non sia culturalmente facile da digerire nelle aziende. Ma oggi finalmente viviamo in un’epoca dove accettiamo che con le App si possa fare di tutto. Quindi, anche a causa del lockdown e al remote working di massa, c’è un mercato che si trova in una situazione come quello della telefonia mobile quando è arrivato lo smartphone. Adesso anche nelle piccole imprese c’è la prerogativa di avere strumenti adeguati per permettere ai collaboratori di lavorare da remoto.
E voi di Ambrogio S.r.l. come vi siete comportati durante la pandemia?
Noi ai primi sentori di quello che stava succedendo, all’inizio di marzo, siamo andati in smart working. Addirittura una settimana prima che il governo decretasse la chiusura totale… Siamo passati da essere tutti in sede a lavorare tutti da remoto in un solo giorno! Ma anche i nostri clienti che utilizzano YouNeed hanno notato questa facilità, dato che abbiamo preso una decisione velocemente senza che la produttività ne risentisse.
Possiamo dire che la resistenza all’adozione dello smart working sia la solita all’impiego della tecnologia? Cioè, ritiene un management poco tecnologico abbia anche difficoltà a comprendere come si possa essere produttivi da remoto?
È probabile, ma anche questa resistenza mentale sta scomparendo. Il lockdown ha portato, anche inesorabilmente, la presa di coscienza che ci sono dei cambiamenti da cogliere. In Italia abbiamo ancora diffuso un imprenditore vecchio stampo, magari è il fondatore dell’azienda e soffre il salto tecnologico e le nuove culture organizzative, ma sono sempre di meno. Tutti hanno visto che i dipendenti possono essere produttivi anche da casa, pur con le difficoltà del caso, dagli spazi da condividere con i figli ai problemi di connessione, etc. Qualche manager avrà accettato solo giocoforza il remote working, ma credo che la pandemia del Coronavirus abbia accelerato di tre o quattro anni il processo di diffusione del lavoro in modalità agile in Italia.
In conclusione le chiedo cosa è cambiato a Ambrogio S.r.l. dopo l’emergenza sanitaria, come strutturerete lo smart working? E cosa pensa Franco Tocci del "lavoro agile"?
Al momento del lockdown non avevamo contrattualizzato lo smart working ma adesso in azienda abbiamo incominciato a parlarne. Alcuni dipendenti preferiscono rimanere operativi da remoto - anche per motivi di conciliazione - e altri invece sentono il bisogno di lavorare in sede. Così l’ideale per noi, quando sarà finita l’emergenza, è un’alternanza smart working e presenza in sede. Non è un ragionamento in termini di produttività - devo dire per la stragrande maggioranza dei collaboratori è stata maggiore a casa che in azienda – quanto percepiamo la necessità di “spirito di gruppo”. Molti dipendenti hanno manifestato l’esigenza di condividere momenti di lavoro e confronto insieme, certe sinergie non sono replicabili durante una video call. Per questo dico che una modalità esclusivamente da remoto non è positiva a prescindere.
Ci orienteremo per un accordo dove uno/due giorni a settimana si può lavorare da casa, anche per venire incontro a esigenze di conciliazione o per favorire chi abita un po’ più lontano dalla sede. Oltre a questo, penso si siano soluzioni di impiego nuove. Anche noi, ad esempio, stiamo riflettendo su aprire il recruiting a livello nazionale per la ricerca di una nuova figura tecnica da inserire in azienda. Perché precludersi una risorsa umana, pur abitante a 300 km dalla nostra sede, se può operare in modalità di lavoro agile?
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